Offre d'emploi : Chargé·e des opérations

MUTEK
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À propos de MUTEK
MUTEK est un organisme à but non lucratif dédié à la musique électronique et à la créativité numérique. Son activité principale est la présentation annuelle du Festival MUTEK et de son Forum professionnel qui se tiennent à Montréal au mois d’août, alors que le reste de l’année est ponctué par différentes activités occasionnelles. Porté par des valeurs humanistes dont l’équité, l’égalité et l’inclusion, MUTEK est engagé dans l’accompagnement et la mise en valeur de la diversité des expressions créatives de son secteur.

Mandat
Relevant de la Codirection générale, le ou la Chargé·e des opérations agit à titre de poste pivot entre les départements et veille à la gestion efficace des projets et du département des opérations (attribution des ressources, planification, gestion des échéanciers et des budgets, etc.). Ce poste central coordonne plusieurs tâches reliées aux opérations de l’organisme et à sa mise en exécution:

Une attention particulière sera accordée à l'équité en matière d'emploi dans le processus d'embauche afin de combler les lacunes dans la représentation des groupes considérés comme des minorités, notamment les femmes, les personnes non binaires, les Noirs, les autochtones, les minorités racialisées et/ou les communautés LGBTQIA2+, et/ou les personnes handicapées.

Tâches et responsabilités

Opérations/Production

• Assurer une communication interne efficace entre les différents départements afin de faire avancer les différents projets ;
• Assurer un suivi à l’année et répondre aux besoins liés à la production des événements lorsque l’équipe de production n’est pas en poste (ex.: suivi avec les salles, rencontres préparatoires de projets, etc.)
• Préparer et effectuer la prise de notes des réunions du département des opérations, et au besoin, des réunions d’équipe générale (assurer le suivi et la continuité des rencontres)
• Optimiser les processus de travail en lien avec le département des opérations (accueil, billetterie, boutiques), développer des outils communs, mettre en place des cahiers de charge ;
• Embaucher et superviser le personnel du département des opérations ;
• Assurer un support à l’équipe de production lorsque celle-ci entre en poste ;
• Contribuer à la réalisation de rapports, sondages et formulaires (rapports de fin d’année pour les subventions, bilans, etc.) ;
• En support à la Codirection générale, opérationnaliser et mettre en place les différents projets : évaluer les besoins et ressources (équipes, budget, fournisseurs, etc.), respect de l’échéancier annuel de MUTEK ;
• Participer à différents comités entre les festivals (mutualisation RH, mutualisation d’équipement, etc.).

Billetterie et accréditations

• Liaison avec le fournisseur principal de billetterie et les réseaux opérateurs des autres salles de diffusion ;
• Négociation des contrats de salles pour la portion billetterie ;
• Mise en place des opérations de la billetterie (volet virtuel, volet IRL) ;
• Mise en place des outils de travail (cahier de charge, tableaux de suivis, etc.) ;
• Gestion des capacités de salles et des billets de faveur ;
• Tenue des listes d’accréditations en lien avec les départements de la programmation, de l’accueil et des communications ;
• Gestion des ventes de billets et forfaits via le Web, les boutiques consigne et tout autre réseau (configuration et mise en vente prévente, 1ère et 2e annonce) ;
• Compilation des statistiques de ventes ;
• Assurer l’organisation administrative de la billetterie lors des événements hors festival.

Accueil des artistes

• Assurer la supervision des contrats des artistes (performance/exposition) et intervenant·e·s internationaux·les et locaux·les, incluant la gestion des impôts des non-résident·e·s (explication et suivi) ;
  
• Gestion de la banque de données sur les participant·e·s du festival (Zone Festival) - formulaires, configuration, création de comptes, etc. ;
• Gérer les budgets et échéanciers de l’accueil ;
• Réservation des hôtels (ententes de blocs d’hôtel) ;
• Assurer le suivi avec les services frontaliers et assurer un support avec les visas d’artistes et invité·e·s ;
• Gestion des transports aériens et des hébergements des artistes/invité·e·s pour les événements hors festival.

Produits dérivés et boutiques

• Gestion de la production des marchandises promotionnelles en lien avec le département des communications ;
  
• Tenue des inventaires de marchandises ;
• Aménagement des espaces de vente dans chacune des salles ;
• Supervision du personnel gérant des boutiques, s’il y a lieu ;
• Supervision de la boutique de disques et de marchandises dédiée aux artistes.

Profil et connaissances

• Études universitaires de 1er cycle dans un domaine pertinent ;
• Expérience d'un minimum de 3 ans en gestion de projets (événementiel un atout) ;
• Fortes aptitudes en gestion de projets et gestion d’équipes ;
• Idéalement, une expérience dans une organisation multi-sites (atout) ;
• Maîtrise parfaite du français et anglais oral et écrit.

Compétences recherchées

• Leadership ;
• Capacité à gérer plusieurs projets simultanément ;
• Agile, orienté·e-solutions et résultats ;
• Rassembleur·se, collaborateur·trice ;
• Curieux·se et passionné·e ;
• Autonome et grand sens de l’organisation, de la gestion des priorités ;
• Humble, authentique, transparent·e et ouvert·e ;
• Sens des responsabilités et capacité à évoluer dans l’intensité de l’événementiel, bonne gestion du stress et des imprévus.

Conditions de travail

• Entrée en poste : dès que possible
• Temps plein, poste permanent
• Poste basé à Montréal (télétravail en période contexte de pandémie Covid-19)
• Avoir le droit de travailler au Canada
• Salaire à discuter selon l’expérience

Avantages

• Un milieu de travail ouvert et inclusif
• Un environnement créatif et collaboratif
• Conditions et avantages sociaux compétitifs
• Assurance collective après 3 mois
• Des billets de faveur pour plusieurs spectacles/événements de nos partenaires

Pour postuler
Envoyez votre CV et une lettre de présentation à rh@mutek.org avant le 15 avril 2022.
Seul·e·s les candidat·e·s retenu·e·s seront contacté·e·s.

Crédit photo : Salome Perli par Bruno Destombes